Klanten importeren

In dit filmpje leggen we in 't kort uit hoe je klantgegevens importeert in ServicePlanner. Hieronder leggen we je het stap voor stap uit.  

 

1. Importbestand 

Je download hier een importbestand met testdata. De template om zelf te vullen kun je downloaden in de portal, bij Import. 

 

2. Het bestand import-klaar maken

Klantnummer verplicht

Importeren gaat altijd met een klantnummer, zodat je altijd later nog bij de juiste klanten extra informatie kunt toevoegen. Heb je geen klantnummers? Voeg een kolom toe in je Excel-bestand en creeër je eigen klantcodes door bijvoorbeeld datum of postcodes op te nummeren. Klantcodes kunnen alleen numerieke waardes zijn.

Alleen met compleet adres

ServicePlanner kan je klant alleen goed plannen als het adres bekend is. Daarom: álle klanten moeten een compleet adres hebben om te worden geïmporteerd.

Weet je het adres niet? Haal de klant van de lijst of vul de gegevens aan met bijvoorbeeld “straatnaam 1 0000 AA Plaats”. Je krijgt een foutmelding als de klant niet gepland kan worden, zodat je hem later alsnog zelf kunt plannen. 

Factuuradres én werkadres

Als het werkadres en factuuradres gelijk zijn aan elkaar, dan hoef je alleen maar het factuuradres te importeren. Het werkadres wordt dan automatisch hetzelfde adres. Is het werkadres anders, dan kun je deze importeren in de template; Werkadressen en Apparaten/items.

Heeft je klant meerdere werkadressen? Deze kun je later toevoegen door de gegevens erbij te importeren. We leggen je hier uit hoe je meerdere werkadressen toevoegt aan een klant > 

Apparaten/items importeren [en automatisch afspraken plannen]

Nadat je de klanten hebt geïmporteerd kun je de extra werkadressen en apparaten/items importeren.  Je leest op deze pagina over apparaten/items importeren, en hoe je het systeem de afspraken automatisch terugkerend laat inplannen (bij 2.2).

3. Het bestand importeren

Upload een xlsx of csv bestand. Klik als je klaar bent op Doorgaan met matchen om de juiste kolommen aan de informatie te koppelen.

Een paar opmerkingen over het bestand dat je gaat uploaden: 

• Alleen het eerste tabblad van je Excel wordt geïmporteerd.
• De eerste regel in Excel wordt niet mee geïmporteerd. Deze wordt gebruikt voor het matchen van de kolommen aan de juiste informatie.
• Zorg ervoor dat ál je klanten een klantnummer hebben en een volledig adres, zoals hierboven aangegeven

4. Kolommen matchen: waar moet wat in ServicePlanner komen?

Koppel op deze pagina de juiste informatie aan de juiste velden in ServicePlanner. 

• Doelveld: Het doelveld geeft aan waar de informatie terecht moet komen in de portal. 
• Importveld: Het importveld geeft aan welke kolommen gevonden zijn in het Excelbestand. Heb je deze velden hetzelfde gelaten als die van de template, dan herkent ServicePlanner deze en worden de juiste doelvelden automatisch gevonden. Wil je de kolom niet importeren? Dan laat je deze leeg. 

Tip: gebruik je dezelfde importvelden als het import template, dan herkent ServicePlanner automatisch de doelvelden

Klik op importeren om af te ronden. Je gegevens worden nu geïmporteerd. Je krijgt een melding als het importeren niet is gelukt.  

5. Opnieuw importeren?

Is het niet goed gegaan, of wil je gewoon een leeg account om schoon te beginnen? Vraag ons op [e-mail] om je account leeg te halen. Alle klantgegevens, afspraken, facturen en werkbonnen worden verwijderd. De rest blijft bewaard. 

👇

Een mooi aanbod

We doen je graag een mooi aanbod voor onze ServicePlanner Opstart Hulp. Hiermee heb jij zelf geen werk met het inrichten van je persoonlijke ServicePlanner-account, loop je niet vast op de techniek én kun je razendsnel efficiënter plannen. Klinkt goed, toch?

Normaal kost deze opstartsupport € 300,-, maar tot het einde van jouw proefperiode bieden we je dit helemaal gratis aan. Het enige wat je moet doen, is upgraden en dus écht met ServicePlanner starten. Om van ons aanbod te profiteren, zet je dus binnen de proefperiode jouw proefaccount om in een volledig account.

Je hebt nog 14 dagen de tijd om je proefaccount te gebruiken en te beslissen of je gebruik wilt maken van ons aanbod.

Zeg je binnen 14 dagen JA tegen de upgrade en de ServicePlanner Opstart Hulp? Dan krijg je:

• € 300,- korting op onze opstartsupport
• Een compleet ingericht account - van logo tot briefpapier, van berichten tot planning
• Een persoonlijk adviesgesprek waarin we samen door jouw persoonlijke account klikken en je ons al je vragen kunt stellen 

Even bellen?

We willen graag dat je onze software zo goed mogelijk leert kennen. En dat hoef je niet alleen te doen. Heb je vragen? Stel ze! En wil je samen door het systeem klikken? Dat kan! Plan een telefonische afspraak met ons in. 

Plan hier jouw (gratis) telefonische afspraak >