Apparaten/items importeren

Eerst importeer je de klantgegevens, daarna de apparaat/item gegevens. Je kunt hierbij gelijk aangeven of de klant automatisch een vervolgafspraak moet ontvangen (lees hoe bij 2.2 Afspraken terugkerend plannen). Je kunt met dit importbestand ook bestaande gegevens van apparaten updaten (dit lees je bij 2.3 Item-informatie updaten/toevoegen). 

Tip: één afspraak voor meerdere apparaten/items

Items/apparaten met hetzelfde adres worden samen gepland. Verder kijkt het systeem hierbij of de items in dezelfde periode gepland moeten worden, en door dezelfde medewerker(s) gedaan kan worden. ServicePlanner maakt hier dan één afspraak voor. 

1. Template downloaden

• Ga naar de pagina Import
• Welke gegevens wil je importeren? Kies voor Items/apparaten
• Aan de rechterkant kun je een template downloaden speciaal voor het importeren van items/apparaten

Eigen veldjes categorie: wat is dit?

In onze software kun je apparaten bijhouden en hierbij zelf kiezen welke informatie je monitort, denk aan het bouwjaar en type. Dit is een extra optie en kun je voor nu leeg laten. Wil je hier toch al gebruik van maken, lees dan hier hoe je eigen invulvelden maakt >

2 Template invullen

2.1. Nieuwe apparaten importeren

Op de template vul je per apparaat/item een regel in. Dus heeft je klant meerdere items, dan maak je voor deze klant meerdere regels aan. Per item geef je aan wat het adres is. Werkadressen die nog niet in het systeem staan worden voor je toegevoegd. Staat het werkadres wel in het systeem, dan wordt het item hieraan gekoppeld. 

Zo ziet het eruit: 

2.2 Afspraken terugkerend plannen

De software stuurt je klanten automatisch terugkerende afspraken (of uitnodigingen) en herinneringen zodra ze aan de beurt zijn. ServicePlanner herkent aan de instellingen van het item/apparaat van je klant of er automatisch een vervolgafspraak gepland moet worden. Om deze instellingen mee te geven met de import, vul je de velden 'plan_cycle' en 'date_from' in. De andere velden (note_history, contract, date_to, en reminders zijn optioneel). 

Vul bij plan_cycle in hoe vaak het item gepland moet worden, in maanden. Nadat de afspraak verloopt, weet het systeem door het interval wanneer deze weer aan de beurt is. date_from gaat in de format yyyy-mm-dd (jaar, maand, dag, dat wordt bijvoorbeeld: 2023-04-01).

2.3 Item-informatie updaten/toevoegen

ServicePlanner voegt informatie toe aan items/apparaten als de naam (van het item) én adresgegevens identiek aan die in het systeem. De tool kijkt hierbij ook naar spaties en of het huisnummer in hetzelfde veld staat. Als er al informatie bij dit item/apparaat staat, dan wordt dit overschreven - behalve natuurlijk de opmerking bij historie, deze wordt altijd toegevoegd. 

2.4 Een voorbeeld

Bijv. Piet Jansen heeft als adres Appelweg 66, 1033AR Amsterdam. Je importeert twee items op dit adres, en twee items met beide een ander adres. 

ServicePlanner importeert alle vier de items, en importeert de twee nieuwe adressen en koppelt de twee andere items aan het bestaande werkadres: 

Om informatie toe te voegen (of te wijzigen), gebruik je dezelfde item-naam en adresgegevens. In dit voorbeeld voegen we een notitie toe aan de geschiedenis van apparaat 1 en een herinnering bij apparaat 4. 

De opmerkingen worden toegevoegd aan de items/apparaten: 

3. Selecteer het bestand om te importeren

Als je klaar bent met het invullen van de template gaan we verder met importeren. Kies het bestand dat je wilt importeren, en klik op doorgaan met matchen om verder te gaan. 

4. Kolommen matchen: wáár moet wát in ServicePlanner komen?

• Koppel op deze pagina de juiste informatie aan de juiste velden in ServicePlanner:
  • • Importveld: Het importveld geeft aan welke kolommen gevonden zijn in het Excelbestand. Gegevens worden automatisch gekoppeld als je de kopjes van het importveld gebruikt, dus die van het template.
    • Doelveld: Geef bij doelveld aan waar in ServicePlanner de gegevens terecht moeten komen. Wil je de kolom niet importeren, dan laat je deze leeg. 
    • Voorbeeld: Bij het voorbeeld kun je zien welke gegevens ServicePlanner heeft gevonden in je bestand.
• Klik op importeren om af te ronden. Je gegevens worden nu geïmporteerd. Je krijgt een melding als het importeren (niet) is gelukt.  

👇

Opnieuw importeren?

Is het niet goed gegaan, of wil je gewoon een leeg account om schoon te beginnen? Vraag ons op [e-mail] om je account leeg te halen. Alle klantgegevens, afspraken, facturen en werkbonnen worden verwijderd. De rest blijft bewaard. 

Extra support

Of wil je liever dat álles voor je gedaan wordt, met veel support en weinig gedoe? Dan is onze extra support iets voor jou. Plan een telefonische afspraak met ons in. 

Plan hier jouw (gratis) telefonische afspraak >