(Terugkerende) Afspraken automatisch inplannen

De software stuurt je klanten automatisch terugkerende afspraken (of uitnodigingen) en herinneringen zodra ze aan de beurt zijn. ServicePlanner herkent aan de instellingen van het item/apparaat van je klant of er automatisch een vervolgafspraak gepland moet worden.

Handmatig, of meerdere tegelijk via de import?

We leggen je hieronder uit hoe je dit handmatig instelt per klant. Natuurlijk kun je ook in één keer voor verschillende klanten vervolgafspraken inplannen. Dit doe je via de import. Je leest op de pagina Apparaten/items importeren (bij 2.2) op welke manier je deze apparaten/items dan het beste kunt importeren.

Begin hier

• Navigeer naar de pagina van je klant
• Maak hier een nieuw item/apparaat aan, of klik op een apparaat die al in het systeem staat

Stap twee: plan dit item automatisch

Aan de rechterkant vind je Plan dit item automatisch. Vink deze aan, je krijgt nu de velden om in te vullen. Onder deze afbeelding vind je een korte uitleg over elk veld. Als je klaar bent druk je op opslaan.

Afspraakvoorkeur: Met een afspraak ontvangt je klant een bericht met exacte datum en tijd, met de mogelijkheid om te verzetten. Stuur je een uitnodiging, dan ontvangt je klant een bericht om zelf de afspraak in te plannen.

Interval: hoe vaak je het item wilt plannen. Nadat de afspraak verloopt, weet het systeem door het interval wanneer deze de volgende keer aan de beurt is.

Plannen vanaf: vanaf wanneer je wilt dat het item gepland wordt

Stoppen met automatisch plannen op: vul dit alleen in als je wilt dat het systeem stopt met plannen na een bepaalde tijd. Anders laat je deze leeg. 

Herinneringen: plaats voor jezelf alvast een opmerking voor bij de volgende afspraak. Wanneer het item de volgende keer weer aan de beurt is, verschijnt voor jou de herinnering bij de afspraak. 

De vervolgafspraak zien 

De afspraak wordt nu gemaakt, en pas later verstuurd aan je klant. Je vindt de afspraak terug onder het kopje Geplande afspraken op het overzicht van je klant. Dit kan soms enkele minuten duren.

Heb je aangegeven dat de afspraak ingepland moet worden voor deze maand, dan verschijnt de volgende dag een exacte datum en tijd bij deze afspraak. Het systeem plant namelijk 's nachts in één keer alle afspraken die gepland moeten worden. 

Bij Apparaten/items zie je wanneer deze de volgende keer weer gepland wordt. 

Meerdere afspraken op één adres 

Handig om te weten: heb je één klant met meerdere apparaten op hetzelfde adres, dan wordt hiervoor één afspraak gemaakt. Je klant ontvangt dan dus één afspraak. Dit doet het systeem alleen als de apparaten in dezelfde maand gepland moeten worden, en hiervoor dezelfde medewerkers beschikbaar zijn.

Klanten (jaarlijkse) automatisch uitnodigen

Met ServicePlanner kun je je klanten ook een uitnodiging sturen - ook klanten die je (jaarlijks) terugkerend een uitnodiging wilt sturen. Tóch adviseren wij je om over te stappen op het sturen van bevestigingen, en in deze blog ontdek je waarom.

Wil je je klant automatisch een uitnodiging sturen? Lees dan hier verder.  

Even bellen?

We willen graag dat je onze software zo goed mogelijk leert kennen. En dat hoef je niet alleen te doen. Heb je vragen? Stel ze! En wil je samen door het systeem klikken? Dat kan! Stuur ons een mailtje op [e-mail] of plan een telefonische afspraak met ons in.

Plan hier jouw (gratis) telefonische afspraak >