Klanten (terugkerend) automatisch uitnodigen

Met ServicePlanner kun je je klanten in plaats van een afspraakbevestiging een uitnodiging sturen - ook klanten die je (jaarlijks) terugkerend een uitnodiging wilt sturen. Tóch adviseren wij je om over te stappen op het sturen van bevestigingen, en in deze blog ontdek je waarom.

Je kunt je klant jaarlijks automatisch een uitnodiging sturen, hoe je dat doet lees je op deze pagina. Wil je meerdere klanten (direct) uitnodigen lees dan hier verder. 

Filmpje: Je klant herhalend automatisch uitnodigen

Stap één: de instellingen aanpassen

Bij het appaaraat/item van je klant stel je in dat je een uitnodiging wilt versturen.
Je kunt daar kiezen: 

• Met welk interval je wilt uitnodigen
• Vanaf wanneer het uitnodigen moet starten

Meerdere klanten tegelijk aanpassen

Meerdere klanten tegelijk pas je sneller zo aan: 

• Ga naar de pagina Klanten
• Selecteer de klanten die je wilt uitnodigen
• Kies bij opties-knop voor Afspraakvoorkeur aanpassen naar uitnodiging
• Deze klanten ontvangen nu (automatisch) een uitnodiging, in plaats van een afspraakbevestiging

Stap twee: automatisch de (vervolg)afspraak

Het systeem moet nu alleen nog weten wánneer je klant een uitnodiging moet ontvangen. Dit geef je aan bij het apparaat:

• Navigeer naar het overzicht van je klant
• Klik op een item/apparaat waarvoor je het moment van uitnodigen wilt instellen

• Aan de rechterkant vind je Plan dit item automatisch. Vink deze aan, je krijgt nu de velden om in te vullen. Onder deze afbeelding vind je een korte uitleg over elk veld. Als je klaar bent druk je op opslaan.

Afspraakvoorkeur: Met een afspraak ontvangt je klant een bericht met exacte datum en tijd, met de mogelijkheid om te verzetten. Stuur je een uitnodiging, dan ontvangt je klant een bericht om zelf de afspraak in te plannen.

Interval: hoe vaak je het item wilt plannen. Nadat de afspraak verloopt, weet het systeem door het interval wanneer deze de volgende keer weer aan de beurt is.

Plannen vanaf: vanaf wanneer je wilt dat het item gepland wordt

Stoppen met automatisch plannen op: vul dit alleen in als je wilt dat het systeem stopt met plannen na een bepaalde tijd. Anders laat je deze leeg.

Herinneringen: plaats voor jezelf alvast een opmerking voor bij de volgende afspraak. Wanneer het item de volgende keer weer aan de beurt is, verschijnt voor jou de herinnering bij de afspraak.

Wanneer wordt de uitnodiging verstuurd?

Terug op het overzicht van je klant vind je onder het kopje Geplande afspraken terug dat het apparaat gepland staat. Klanten ontvangen automatisch in de maand dat ze aan de beurt zijn een uitnodiging om zelf een afspraak in te plannen. 

Note: het kan enkele minuten duren voordat je de afspraak ziet.  

Heb je vragen?

We willen graag dat je onze software zo goed mogelijk leert kennen. En dat hoef je niet alleen te doen. Heb je vragen? Stel ze! Stuur ons een e-mail. Of wil je liever samen door het systeem klikken? Dat kan! Plan een telefonische afspraak met ons in:

Plan hier jouw (gratis) telefonische afspraak >