Een item/apparaat toevoegen

Een item/apparaat toevoegen, dat doe je zo:

1. Begin hier

Items/apparaten voeg je toe op de pagina van de klant. Zorg er dus eerst voor dat de klant in het systeem staat. Een klant voeg je zo toe.

Items/apparaten zijn altijd gekoppeld aan een werkadres. Dus zorg er óók eerst voor dat het werkadres bij de klant bestaat. Deze maak je aan bij de klant:

2. Item toevoegen

De klant staat erin. Het werkadres staat erin. Nu kun je het item/apparaat toevoegen.

Als het goed is ben je nog op de pagina van je klant. Aan de rechterkant klik je op nieuw item. 

3. De velden invullen

Je komt hier uit. De velden naam en afspraaksoort moet je nog invullen, de rest is optioneel. Onder de afbeelding vind je uitleg over de velden. 

Adres: kies het adres waar het item staat. Staat het adres er niet bij? Maak dan eerst een nieuw werkadres aan bij de klant. 

Naam: vul de naam in van het item, bv. piano, schoorsteen of Yamaha B1. 

Selecteer de afspraaksoort: elk item koppel je aan een afspraaksoort. Kies voor elk soort service die je wilt aanbieden een eigen naam en duur. Staat-ie er niet bij? Klik op het plusje om een nieuwe afspraaksoort aan te maken. Bestaande bewerk je hier. 

Eigen invulvelden tonen (optioneel): wil je extra informatie kwijt bij de items? Maak extra veldjes aan. Klik op het plusje om deze te maken. Je leest hier meer over eigen invulveldjes maken. 

Kies een tijdstip: wil je klanten alleen plannen op een bepaalde dag of dagdeel? Geef aan wanneer je klant thuis is. Het systeem plant alleen op dat dagdeel, tijdens de ingestelde werktijden. 

Duur: geef in dit veld aan hoe lang je nodig hebt voor de afspraak voor dit item

Contract (optioneel): vul hier het contract in dat je hebt afgesloten met je klant. Dit is alleen ter informatie voor jezelf, het systeem doet hier niets mee. 

Bijlage: voeg bestanden toe die je wilt bewaren bij het item. 

Historie: wat je hebt gedaan kun je bijhouden in checklists of hier in de historie. Elke opmerking krijgt een datum mee. Zo kun je altijd terugkijken wat er wanneer is gebeurd.

Tip: wil je apart een veld voor notificaties, maak het extra invulveld aan. 

Het item automatisch terugkerend inplannen: vink dit vakje als je dit item automatisch terugkerend wilt inplannen. Het systeem plant het item automatisch zodra deze aan de beurt is. Meer over automatisch terugkerende afspraken plannen lees je hier.

Interval: hoe vaak het item gepland moet worden. Nadat de afspraak verloopt weet het systeem door het interval wanneer deze weer aan de beurt is. Als het zo ver is, dan wordt de afspraak automatisch gemaakt met de klant. Deze komt eerst als te verzenden in je agenda. 

Vanaf: de datum vanaf wanneer je wilt dat het item gepland wordt. Bij een interval vanaf halfjaarlijks maakt de dag van de maand niets uit. Het systeem plant het item in die maand. Bij een kleiner interval houdt het systeem wel rekening met de dag van de maand. 

Herhalen tot: geef hier eventueel een einddatum aan tot wanneer afspraken herhaaldelijk gemaakt moeten worden voor dit item.

Herinnering: plaats een opmerking voor alvast bij de volgende afspraak. Wanneer het item de volgende keer weer aan de beurt is, verschijnt de herinnering bij de afspraak. Ook kun je alle herinneringen terugvinden onder de knop [herinneringen] boven de agenda. Deze kun je filteren op komende week, komende twee weken en komende maand. 

Checklists: maak eerst checklists aan om hier te koppelen. Druk op het plusje om direct checklists aan te maken. De checklist koppel je vervolgens hier bij het item, zodat je deze kunt invullen bij de afspraak. Je vindt de gekoppelde checklist terug op de pagina van de afspraak. Lees hier verder over checklists.

Als je klaar bent druk je op opslaan. Het item is toegevoegd. 

4. Meerdere items samen plannen

Items die op hetzelfde adres staan, in dezelfde maand gepland moeten worden én die op dezelfde medewerkers gepland mag worden, worden samen gepakt met plannen.

Je klant ontvangt dan dus één afspraak.